Transformasi Digital Sekolah di Kota Magelang: Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi
MAGELANG - Kota Magelang sedang melangkah menuju digitalisasi dalam pengelolaan administrasi dan arsip di sekolah-sekolahnya. Pemerintah Kota Magelang mendukung inisiatif ini melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi), yang saat ini diperkenalkan kepada para kepala sekolah serta tenaga administrasi.
Wali Kota Magelang, Damar Prasetyono, menegaskan pentingnya integrasi sistem administrasi dalam dunia pendidikan. Dalam setiap aktivitas sekolah, terdapat berbagai dokumen seperti surat, keputusan, dan laporan yang merupakan dokumen negara dan memiliki konsekuensi hukum.
"Setiap arsip dan surat-menyurat yang dihasilkan di sekolah harus dikelola dengan baik dan tidak sembarangan," ujar Damar dalam acara di Hotel Puri Asri, Rabu (28/1). Dia menekankan bahwa kelalaian dalam pengelolaan arsip dapat berujung pada pelanggaran hukum, di mana dokumen yang hilang atau rusak dapat menghambat pengambilan keputusan dan menciptakan masalah administratif di masa depan.
"Arsip merupakan data strategis. Kehilangan dokumen negara adalah pelanggaran, karena arsip suatu saat bisa dibutuhkan sebagai bukti otentik," tambahnya. Damar juga menjelaskan bahwa regulasi kearsipan telah mengatur masa simpan dokumen dan keharusan menjaga keaslian arsip. Oleh karena itu, digitalisasi melalui sistem terintegrasi dianggap sebagai solusi untuk mengurangi risiko kehilangan dan manipulasi data.
Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Magelang, Anita Diah Lestari, menyatakan bahwa penerapan Srikandi di sekolah merupakan bagian dari implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Aplikasi Srikandi adalah sistem resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk mengelola arsip dinamis secara digital, mulai dari penciptaan hingga penyimpanan dokumen.
Melalui penerapan ini, diharapkan birokrasi administrasi pendidikan dapat disederhanakan. Anita juga mengingatkan bahwa tantangan terbesar tidak hanya terletak pada teknologi, tetapi juga perubahan kebiasaan kerja. Peralihan dari arsip konvensional ke digital memerlukan adaptasi dan disiplin dalam pengelolaan dokumen.
"Kami ingin sekolah-sekolah siap beralih. Bukan hanya mampu menggunakan aplikasi, tetapi juga memahami prinsip kearsipan yang benar," pungkasnya.
